مایکل جردن اهمیت مدیریت تیم را به ما به خوبی بیان کردن است: «استعداد، برنده بازی هاست، اما تنها کار تیمی و هوش، قهرمانی را به دست می آورد».

تلاش برای انجام آن به تنهایی به ندرت منجر به رشد می شود. به همین دلیل است که مدیریت موثر تیم بسیار اهمیت دارد.

در این مقاله، متوجه خواهید شد که چرا مدیریت تیم، امری بسیار حساس و مهم است، یک تیم با مدیریت خوب چگونه به نظر می رسد، چگونه می توان مهارت های مدیریت تیم را بهتر توسعه دهید و در آخر نیز برخی از ترفندهای مفید و کاربردی را مورد بررسی قرار خواهیم داد.

مدیریت تیم چیست؟

مدیریت‌تیم، توانایی یک مدیر جهت یا سرپرست در جهت هماهنگ کردن یک تیم برای اجرای وظایف و اهداف مشترک است. مدیریت تیم معمولاً شامل یک مدیر، یک تیم، ارتباطات، تنظیم هدف، ایجاد یک فرهنگ مثبت و اغلب نرم افزار مدیریت پروژه است که به همه در بهبود کارآمدی و کارتیمی کمک می کند.

مدیریت کارآمد تیم بسیار حساس و مهم است. زیرا به پرسنل کمک می کند تا احساس بهره وری کنند و انگیزه بیشتری داشته باشند.

برای مدیریت و رهبری موثر یک تیک، ابتدا باید مشخص کنیم که یک مدیر موفق چه خصوصیاتی دارد.

یک مدیر عالی چه خصوصیاتی دارد؟

در حالی که هیچ معیار واحدی برای تعریف یک مدیر تیم عالی وجود ندارد؛ چندین جنبه تعیین کننده وجود دارد که مدیریت و رهبری قوی را به نمایش می گذارد.

یک مدیر، زمانی موفق است که همه:

– درک روشنی از مسئولیت های خود داشته باشد.

– برای دستیابی به اهداف تیمی و سازمانی از خود تمایل نشان دهد.

 – شرایط را به طور منظم بررسی کند.

– مهمتر از همه، زمانی را برای گوش دادن و دریافت بازخوردهای پرسنل اختصاص دهد.

چرا مدیریت موثر تیم اهمیت دارد؟

ما ویژگی های یک مدیر عالی و حرفهای را پوشش دادیم. اما چرا نقش و تاثیر آنها در تیم مهم است؟

صرفنظر از ایجاد یک محیط کاری مثبت و اطمینان از همسویی همه اعضای تیم با اهداف تیم و سازمان، مزایای دیگری نیز برای این مورد وجود دارد.

1. یک مدیریت تیم حرفهای می تواند باعث شادتر شدن پرسنل شود

این بخشی از نقش رهبر یا مدیر تیم است که اطمینان حاصل کند، پرسنل نسبت به محل کار خود احساس خوبی و مثبتی دارند. زیرا این مسئله، تاثیر بسیار زیادی بر موفقیت کسب و کار دارد.

به عنوان مثال، زمانی که شرکت ها به طور موثر تیم ها را مدیریت نمایند، باعث می شوند که پرسنل احساس شادی و ارزش بیشتری کنند. این کار، ارزش بازار و عملکرد مالی آنها را به صورت چشمگیری افزایش داده، سطح حفظ پرسنل افزایش می یابد، اغلب مشتری، خدمات باکیفیت تری دریافت می کند که منجر به افزایش وفاداری و اعتماد مشتریان می شود.

جهت افزایش شادی پرسنل، اقدامات زیر می تواند موثر باشد:

– به بازخوردهای دریافتی از پرسنل اهمیت دهید و سپس بر اساس آنها عمل کنید. با این کار، شما نشان می دهید که صدای آنها شنیده می شود و اهمیت دارد.

– تعادل زندگی و کار را در اولویت قرار دهید. زیرا پرسنلی که بیش از حد کار می کنند در خطر فرسودگی هستند. بنابراین، پرسنل را تشویق کنید تا دفتر را به موقع ترک کنند. اگر کسب و کارتان اجازه می دهد، برنامه کاری انعطاف پذیرتری را دنبال کنید تا پرسنل بتوانند نظر بیشتری در مورد زمان شروع و پایان داشته باشند.

– شفاف باشید: آشکارا در مورد اشتباهات، کاستی ها، چیزهایی که آموخته اید، نتایج و موارد دیگر با پرسنل صحبت کنید. ارتباطات باز، کمک زیادی به ایجاد احساس ارزشمندی در اعضای تیم می کند.

2. پرسنل کارآمدتر

با مدیریت موثر تیم، می توانید فرهنگی را شکل دهید که در آن پرسنل شکوفا شوند. در یک نظرسنجی، 77 درصد از کارگران ایالات متحده گفتند که فرهنگ، تاثیر زیادی بر توانایی آنها برای انجام بهترین کارشان دارد.

مدیریت صحیح تیم می تواند فرهنگی را ایجاد و توسعه دهد که در آن کارگران بتوانند به جای نگرانی در مورد عوامل خارجی، روز کار خود تمرکز داشته باشند.

در ادامه برخی نکات در این خصوص را بررسی خواهیم کرد.

– مشارکت: با حضور در رویدادها، نشان دادن هیجان برای پیشرفت تیم، ارتباط با پرسنل در سطح شخصی، اعضای تیم برای کمک به اهداف شرکت احساس هیجان و اشتیاق می کنند.

– آنها را برای انجام دادن بشناسید، نه برای به دست آوردن: به جای منتظر ماندن برای مشاهده نتایج یک کار، برای تکمیل آن بازخوردهای عملی ارائه دهید.

– اهداف را با هم تعریف کنید: در مورد اهداف سطح بالای شرکت گفتگوهای آزاد داشته باشید تا پرسنل بدانند چه چیزی اهمیت دارد. سپس به عنوان یک تیم، تصمیم بگیرید که چه چیزی ارزش تمرکز کردن دارد و چگونه با هم آن اهداف را محقق کنید.

3. فرسودگی و جابجایی پرسنل را کاهش می دهد

در یک نظرسنجی مشخص شد که ایالات متحده، سالانه 1.1 میلیارد دلار برای یافتن کارگران هزینه می کند. همچنین، روابط ضعیف بین مدیران و پرسنل نیز دومین دلیل برای استعفای پرسنل است.

با توجه به این شرایط، مشخص می شود که چرا مدیران باید بر استخدام افراد مناسب تمرکز کنند. برخی نکات را در ادامه بررسی خواهیم کرد.

– بفهمید که آیا آنها با فرهنگ شرکت شما سازگاری دارند یا خیر: قبل از مصاحبه، بفهمید که چه نوع فردی با فرهنگ شما یا فرهنگی که در نظر دارید ایجاد کنید سازگار است. در مصاحبه نیز سوالات مربوط به ارزش ها یا مهارت های بین فردی را بپرسید و ارزیابی کنید.

– آهسته و با دقت استخدام کنید: وقت بگذارید. عجله کردن برای پر کردن یک موقعیت یا سمت خالی ممکن است شانس استخدام افراد نامناسب را افزایش دهد. انتخابگر باشید و منتظر فرد مناسب بمانید.

– از متقاضیان بخواهید با اعضای تیم ملاقات کنند:  آوردن یک یا دو نفر از اعضای تیم برای مصاحبه با متقاضیان نشان می دهد که آیا آنها با سایر اعضای تیم شما هماهنگ می شوند یا خیر.

اکنون که موارد مدیریت تیم حرفه ای و موثر را بررسی کردیم، در ادامه به بررسی چگونگی مدیریت موفق تیم خواهیم پرداخت.

نکات ضروری برای مدیریت موثر تیم:

همانطور که در بالا اشاره کردیم، یک مدیر خوب بخش مهمی از موفقیت یک تیم است. زیرا وی به طور منظم تیم را با انگیزه، درمسیر، آگاه از نقاط عطف، چالش ها و اهداف شرکت نگه می دارد و اطمینان حاصل می کند که همه راضی هستند و در مسیر اهداف شرکت مشارکت دارند.

در اینجا چند نکته برای چگونگی رهبری موثر تیم آورده شده است:

– ارتباط مستقیم و شفاف داشته باشید

پرسنل از ارتباط نادرست واهمه دارند. زیرا باعث سردرگمی و استرس می شود. در طول سال 2019، 80 درصد از کارگران آمریکایی مورد بررسی عنوان کردند که ارتباط ناکارآمد یا ضعیف شرکت باعث استرس و نگرانی آنها شده است.

مهارت های ارتباطی موثر و شفافیت در مورد وظایف کل تیم، ضرب الاجل ها و اهداف را تضمین می کند. این شفافیت به یک تیم اجازه می دهد تا بر روی بهره وری و همکاری تمرکز کند.

از طرفی دیگر، ارتباطات ضعیف باعث کاهش روحیه و بهره وری پرسنل می شود. که نتیجه آن، تاثیر منفی بر رضایت مشتری می باشد.

– یک چشم انداز روشن ارائه دهید

در مطالعه ای توسط Hypercontext، اکثر مدیران اعلام کردند که حفظ تیم در مسیر دستیابی به اهداف، بخش مهمی از نقش و وظیفه آنهاست.

مدیرانی که حواسشان به پرسنل خود نیست، می توانند مطمئن شوند که تیم در مسیر درست حرکت می کند.

مدیران اغلب می توانند با انجام وظایف روزانه خود و حل مسائل کوچک یا بزرگ از اهداف اصلی خود منحرف شوند.

تنظیم چشم انداز روشنی که اهداف کوتاه مدت و بلند مدت پروژه ها، تیم ها و کل سازمان را برجسته میکند، مسلماً بهترین راه برای تمرکز مدیران و پرسنل است.

مدیران می توانند از نرم افزارهای مدیریت تیم برای فهرست بندی و پیگیری اهداف استفاده کنند. این نرم افزارها می توانند به حفظ تمرکز کمک کرده و در عین حال نیز تیم ها را به سمت دستیابی به اهداف شرکت هدایت کنند.

– همکاری تیمی را مورد تشویق قرار دهید.

پرسنلی که احساس می کنند عضوی از تیم هستند، 2.3 برابر بیشتر احتمال دارد که در اهداف شرکت مشارکت کنند. 

همکاری موثر برای تیم ها جهت انجام به موقع و بدون درگیری کارها و وظایف ضروری است.

وظایف را با دقت محول کنید.

از یک مدیر انتظار می رود که وظایفی را بر اساس مهارت، تجربه و شایستگی به کارمندان محول کند. آنها باید اطمینان داشته باشند که هر عضوی از تیم می تواند وظایف محول شده را به موقع و به بهترین نحو انجام دهد.

در حالت ایده آل، هر عضوی از تیم باید حجم کار منصفانه ای داشته باشد.

اما حتی مدیران خوب نیز می توانند با محول کردن وظایف مشکل داشته باشند. در واقع، 21 درصد از کارمندان، بیشتر اوقات احساس می کنند که حجم کاری آنها بیش از اندازه است.

یک نظرسنجی گالوپ نشان داد که، «بار کاری غیرقابل مدیریت» دومین عاملی است که کارمندان در مورد فرسودگی اعلام می کنند.

چگونه مدیران می توانند اطمینان حاصل کنند که ظرفیت های فردی را رعایت می کنند؟ 

یک نمای کلی از وظایف برای هریک از اعضای تیم و ضرب الاجل آنها ایجاد کنید.

– ارائه بازخورد و شناخت سازنده

جلسات بازخورد، باعث ایجاد بینش هایی سازنده در مورد زمینه هایی که نیاز به بهبود دارند می شود. این امر به وضوح به اعضای تیم نشان می دهد که کجا ایستاده اند و به کجا می روند.

هنگامی که کارمندان بازخورد ارائه میدهند، به آنچه می گویند گوش دهید و در صورت امکان به آن عمل کنید. موارد الهام گرفته شده از این جلسات می تواند به کارمندان، مدیران و تیم کمک کند تا عملکرد بهتری از خود ارائه دهند.

یکی دیگر از جنبه های مهم جلسات بازخورد، تشخیص است.

قدردانی از تلاش ها و دستاوردهای اعضای تیم تاثیری قابل توجه بر روحیه کارکنان دارد، در حالی که عدم شناخت فرسودگی را به همراه خواهد داشت.