امسال، ما با یک تغییر بزرگ در زندگی روزمره خود مواجه شدیم. به علت شیوع همه گیری، خانه بسیاری از افراد به محل کارشان تبدیل شده است.

نکته‌ای که در طی این همه‌گیری کاملاً روشن و واضح شد، این است که ما در حال حاضر وارد دوره‌ای شدیم که به معنای واقعی، می توان همه کار های خود را فقط با یک کلیک انجام داد. اما با وجود رقابت شدید، یافتن مکان مناسب برای استفاده مفید از خدمات و محصولات مورد نظر برای افراد، دشوار است.

برای این مشکل نیز راه حلی موثر وجود دارد. شما می توانید به راحتی با دسترسی به یک پورتال وب از دامنه، دقیقا همان چیزی را که میخواهید پیدا کنید.

پورتال های سازمانی و مواردی که برای توسعه یکی از آنها لازم را در این مقاله بررسی خواهیم کرد. سپس خواهید فهمید که آیا برای شرکت خود به یک پورتال سازمانی نیاز دارید یا خیر.

وب پورتال چیست؟

وب پورتال، وب سایتی است که به عنوان یک منبع واحد جمعی برای کلیه اطلاعات مربوط به یک دامنه خاص به کار میرود. یک پورتال وب با طیف گسترده‌ای از اطلاعات به روشی خاص کار می کند که مدیریت آن برای اکثر کاربران راحت است؛ حتی کاربرانی که از دانش فنی کمی برخوردارند.

پورتال سازمانی(Enterprise Portal) چیست؟

پورتال سازمانی یک نرم افزار مبتنی بر وب برای تلفیق اطلاعات، افراد و دسترسی ها در داخل شرکت است. همه داده ها را دسته بندی می کند و آنها را در یک مجموعه واحد برای همه بخش ها در دسترس قرار می دهد. پورتال سازمانی فرایند جستجوی اطلاعات را آسان تر می کند، زیرا پرسنل با محتوای مربوطه از طریق پورتالی که اطلاعات و برنامه های تجاری را در یک مکان جمع می کند، ارتباط برقرار می کنند.

همه شرکت های بزرگ از پورتال های سازمانی در کار خود استفاده میکنند؛ زیرا بدون آن گردش کار موثر غیرممکن است.

از مزایای اصلی پورتال های سازمانی می توان به موارد زیر اشاره کرد:

یک تجربه ساده و کاربر پسند است

طراحی آن به صورت واکنش گراست(Responsive Design)

انعطاف پذیری با استفاده از Cloud و Hybrid

انواع پورتال سازمانی:

پرتال های سازمانی انواع مختلفی دارند. که هر یک از آنها برای یک منطقه تجاری خاص مناسب است.

مدیریت ارتباط با مشتری(Customer Relationship Management)
مدیریت محتوا (Content Management)
ردیابی زمان (Time tracking)
رهگیری سفارش (Order tracking)
تحلیل داده ها (Data analysis)
گزارش نویسی (Reporting)
حسابداری (Accounting)
پایگاه داده (Database)
مدیریت چرخه عمر محصول (Product lifecycle management)
مدیریت زنجیره تامین (Supply chain management)
اینها تنها برخی از محبوب ترین و پرکاربردترین مواردی است که میتوانید در نرم افزار سازمانی خود قرار دهید.

راه حل ها و سیستم عامل های پورتال سازمانی:

در حال حاضر چندین راه حل آماده وجود دارد که می تواند برای سازمان شما مناسب باشد. آنها اغلب برای مدیریت فرآیندهای کاری داخلی استفاده می شوند و توانایی ضبط و نشان دادن هه داده ها را در یک مکان فراهم می کنند. این کار باعث ساده و بهینه سازی گردش کار می شود.

این پورتال ها از سطح دسترسی متنوعی برخوردارند و در نتیجه به راحتی سطوح دسترسی گروه خاصی از کارمندان را تنظیم کرده و ایمنی داده ها را کنترل می کنند. از جمله محبوب ترین راه حل های پورتال سازمانی می توان به Oracle، SharePoint،Atlassian Confluence ، HCL Connections، WebCenter و سایر موارد اشاره کرد. همه آنها دارای ویژگی های مشابه و متفاوتی هستند و می توانند به راحتی در شرکت شما ادغام شوند.

با این حال، اگر می خواهید عملکردهای خاص و پورتالی سفارشی داشته باشید، بهتر است پورتال سازمانی خود را ایجاد کنید. البته، سیستم عامل های سازمانی، زمینه ساخت پورتال سفارشی را ایجاد می کنند اما برخی از ویژگی‌ها، عملکردها و طراحی ها، کاملاً شخصی و مناسب سازمان شما می باشد. بهتر است برای این فرآیند ، تیمی از متخصصان و توسعه دهندگان باتجربه را استخدام کنید که با ساخت این نوع راه حل های نرم افزاری تجاری آشنا هستند.

5 پلت فرم برتر برای پورتال های سازمانی

1.  پلت فرم پورتال Red Hat JBoss

این یک پلتفرم نرم افزاری سازمانی منبع باز یا سازنده برنامه های جاوا و EE است. این پورتال کاملاً برای ایجاد برنامه های سفارشی و مقیاس پذیر مناسب است که دارای عملکردی عالی می باشد. این پلتفرم دارای طیف خاصی از ویژگی‌هاست، از جمله:

پشتیبانی از Jakarta EE 8 – باعث آسان تر شدن روند توسعه می شود.

استقرار انعطاف پذیر(Flexible Deployments)- امکان انتقال از حالت دستی به فضای ابری به نیاز به بازنویسی مجدد کد

DevOps- ادغام شده در سایر اکوسیستم Red Hat

پشتیبانی از Eclipse MicroProfile- توسعه دهندگان می توانند از API های Eclipse MicroProfile برای ایجاد برنامه های مبتنی بر ریز سرویس ها(microservices) استفاده کنند.

استفاده از منابع سازگار- مناسب برای بسیاری از برنامه ها

2. پورتال سازمانی SAP

این پورتال سازمانی یک مولفه فرانت-اند برای  SAP NetWeaver است. این راه حل به شما کمک می کند تا به منابع داده SAP و غیر SAP، برنامه های سازمانی، پایگاه داده و سایر خدمات دسترسی پیدا کنید. معماری SAP، این امکان را می دهد تا یک پورتال مقیاس پذیر و امن برای شرکت ایجاد کنیم. در اینجا لیستی از ویژگی های اصلی مشاهده می کنیم:

دسترسی مبتنی بر نقش(Role-based access): دسترسی آسان به فرایندهای تجاری و اطلاعات از طریق نسخه دسکتاپ یا تلفن همراه
شخصی سازی: کاربران به سادگی می توانند تجربه پورتال خود را شخصی کنند.
ارائه دسترسی به محتوای از پیش تعیین شده مشتریUI  – از لیست جهانی کار و قدرت(POWL)، محتوا و موارد کار را لیست و تعریف می کند.
راه اندازی اپلیکیشن: کاربران به راحتی می توانند برنامه های وب یکپارچه‌ای مانند Web Dynpro برای ABAP ، Web Dynpro برای جاوا ، Web UI Framework ، HTML5 (SAPUI5) و SAP GUI را راه اندازی کنند.

3. نقطه اشتراک(SharePoint)

SharePoint مجموعه‌ای از مولفه های و محصولات نرم افزاری مایکروسافت است. که شامل مجموعه‌ای از برنامه های وب برای همکاری، امکان ایجاد پورتال های وب، ماژول بازیابی اطلاعات در اسناد و سیستم های اطلاعاتی است. در اینجا چند ویژگی مهم SharePoint را بررسی می کنیم:

محتوا و پرونده ها در شرکت شما و خارج از آن به اشتراک گذاشته می شود
محتوا با استفاده از فراداده، کتابخانه ها، سوابق و دستورالعمل ها مدیریت می شود
بستری را به منظور همکاری کاربران در زمینه محتوا یا داده ها ایجاد می کند
پیام ها را در سراسر شرکت به اشتراک می گذارد
امکان دسترسی به محتوا در دستگاه های iOS، Android و Windows
به ایجاد گردش کار و هشدارها برای اتوماسیون فرآیندهای کار کمک می کند

4. پورتال IBM WebSphere

این یک راه حل نرم افزاری سازمانی است که برای ساخت و مدیریت پورتال های وب استفاده می شود. این پورتال، امکان دسترسی به محتوا و برنامه ها را فراهم می کند و به کاربران تجربه شخصی سازی شده‌ای ارائه می دهد. WebSphere Portal از اجزای نرم افزار WebSphere است.

از ویژگی های اصلی این پورتال می توان به موارد زیر اشاره کرد:

چارچوب تجزیه و تحلیل وب
موتور شخصی سازی
ادغام پورتال WebSphere  و WCM
افزودن احراز هویت

5. پورتال ابری WebCenter

این پلت فرمی است که مدیریت سخت افزاری و نرم افزاری مبتنی بر ابر(Cloud) را فراهم می کند. این ویژگی با افزایش ظرافت، کاهش هزینه ها و پیچیدگی های فناوری اطلاعات، تثبیت نوآوری و تحول در تجارت کمک می کند. ویژگی های آن به شرح زیر است:

کاهش هزینه ها
مدیریت تمام فرآیندهای تجاری
مقیاس گذاری آسان
سه عامل اساسی پورتال سازمانی

  امنیت

امنیت به عنوان یک مسئله مهم در توسعه در شرکت در نظر گرفته می شود. زیرا احتمال زیادی برای نقض و رخته در داده‌ها وجود دارد.

OWASP دائماً در مورد تعداد قابل توجهی از نگرانی امنیتی برنامه های وب گزارش می دهد. همچنین، آنها توصیه هایی را در مورد چگونگی جلوگیری از سرقت داده های شما و انتخاب سطح امنیتی مناسب برای راه حل وب شما منتشر می کنند.

دسترسی

دسترسی به داده های سازمان شما باید محدود شود. VPN و گروه خاصی از افراد می توانند دسترسی ایمن دو مرحله‌ای داشته باشند. پیاده سازی سطوح مختلف دسترسی به اطلاعات برای کارمندان مختلف بسیار مهم است. آنها فقط در صورت مربوط بودن به کارشان می توانند اجازه استفاده از اطلاعات دیگر را داشته باشند. همچنین، یک ویژگی خوب دیگر، ایجاد محدودیت در تعداد ابزارهایی است که می توانند به شبکه دسترسی داشته باشند.

قابل اطمینان

قسمت فنی راه حل شما باید زیر بار سنگین، کاملاً خوب کار کند. هر گزینه‌ای باید بدون باگ و خطا کار کند، زیرا می تواند بر اعتبار و شهرت شما در کسب و کار تاثیر بگذارد. برای تهیه آن دو روش وجود دارد؛ استراتژی آینه کاری یا مجازی سازی سرور، که به معنای کار چندین سرور بر روی یک سخت افزار است.

چطور برنامه نرم افزار خود را توسعه دهیم؟

اهداف مطلوب سیستم آینده شما باید به وضوح مشخص شود. قبل از شروع به طراحی و نمونه سازی اولیه، باید همه موارد ریز و درشت را در نظر بگیرید. چنین پروژه پیچیده‌ای به کار تیمی و حرفه‌ای مدیران پروژه، تحلیل گران تجارت، توسعه دهندگان و طراحان نیاز دارد.

جهت برنامه ریزی برای چنین کاری باید تمام چالش های احتمالی را پیش بینی کرد.

سیستم ERP سفارشی

ERP (برنامه ریزی منابع سازمانی) برای ردیابی و نظارت فعالیت هرکسی که با شرکت ارتباط دارد استفاده می شود. همچنین ERP، برای اهداف امنیتی استفاده می شود تا اطمینان حاصل شود که تمام چیزهایی که به تجارت مربوط می شود، در داخل شرکت باقی بماند و هیچ چیز نتواند به منافع شرکت آسیب برساند. برخی از شرکت ها ترجیح می دهند که یک محصول نرم افزاری سازمانی آماده خریداری می کنند. برخی دیگر نیز تصمیم میگیرند، راه حل سفارشی خود را توسعه دهند و از آن استفاده کنند.

هنگامی که از یک محصول آماده استفاده می کنید، ممکن است موارد مدنظر شما را داشته و یا فاقد آنها باشد. به عبارت دیگر، سیستم های ERP آماده با تمام ویژگی های « need to have(نیاز به داشتن است)» بسته بندی شده‌اند اما فاقد بسیاری از ویژگی های «nice to have(داشتن‌شان خوب است)» هستند. غالباً همین ویژگی های اندک «nice to have» است که سیستم شما را از سایر سیستم ها متمایز کرده و آن را کاملاً موثر و پربازده می کند.

وقتی توسعه نرم افزار سفارشی را انتخاب می کنید، می توانید هر آنچه را که می خواهید داشته باشید. این بسیار مهم است زیرا بسیاری از شرکت ها به ویژگی های خاصی که برای تجارت‌شان حیاتی است، نیاز دارند؛ که در گزینه های آماده وجود ندارند.

کارمندان شما باید در مورد توسعه شما حرفی برای گفتن داشته باشند. کارمندان شرکت خود را به عنوان مشتری در نظر بگیرید(در هر صورت آنها کاربران نهایی هستند). شما محصولی را برای آنها ایجاد می کنید تا گردش کار خود را بهینه، بروزرسانی و اصلاح کنند. راحت کردن کار آنها به سود شماست.

با این وجود بیشتر نرم افزارهای سازمانی فاقد محیطی گرم و دوستانه هستند.

یکی از دلایل آن، این است که شرکت های بزرگ، شرکت هایی قدیمی هستند و با گذشت سالها نرم افزار بروزرسانی می شود که معماری را پیچیده‌تر می کند. همچنین حذف کردن یا جایگزینی آن سخت تر و پیچیده‌تر می باشد.

فرقی ندارد که چت گروهی باشد یا سیستم ردیابی پرسنل، استفاده از راه حل نرم افزار سازمانی شما باید آسان باشد. طراحی آن نیز باید بصری باشد. درک معماری برای توسعه دهندگان جدید باید ساده و آسان باشد.

همانطور که قبلاً اشاره کردیم، به اندازه کافی گران و هزینه بر است. نرم افزار سازمانی، محصولی بسیار پیچیده، مشکل و ظریف میباشد که قرار است توسط صدها نفر استفاده شود. قیمت متوسط برای پورتالی با طیف گسترده‌ای از ویژگی ها بین 50،000 تا 100،000 دلار است. این برنامه سال ها به شما خدمت خواهند کرد، هزینه های شما را به حداقل می رساند، فرآیندهای معمول را بهینه می کند و زمان ارتباط را کاهش می دهد. هر تجارت متوسط و بزرگ دارای نوعی سیستم ERP است و شرکت شما نیز از این امر مستثنی نیست. این سیستم در آینده تا نقطه‌ای رشد خواهد کرد که بدون وجود نوعی از پورتال سازمانی جهت کسب و کار خود، نخواهید توانست به طور موثر کار کنید. بهتر از ابتدا نرم افزاری مناسب داشته باشید.

توسعه MVP

طبق معمول، توصیه می شود ابتدا MVP پورتال سازمانی خود را توسعه دهید. سپس، باید آن را امتحان کنید و ویژگی های «nice to have» را از طریق بروزرسانی، به آن اضافه کنید. توصیه می شود برای دریافت بازخورد کاربر، محصول خود را در اسرع وقت منتشر کنید و سپس متناسب با نیازهای نهایی کاربران آن را تنظیم کرده و توسعه دهید. به این ترتیب پرسنل شما دقیقاً همان چیزی را که نیاز دارند، بدست می آورند. همچنین، این یکی از دلایلی است که توسعه سفارشی، گزینه بسیار مناسب تری می باشد؛ زیرا به خاطر عدم محدودیت، تمام ویژگی های مورد نیاز شما میتوانند وجود داشته باشند. اما وقتی با یک نرم افزار آماده مواجه هستید، انجام بروز رسانی ها بسیار دشوارتر می شود.

توسعه MVP اجازه می دهد تا به اصطلاح « fail fast ,fail first یا سریع شکست بخورید، ابتدا شکست بخورید». نگران نشوید، این فقط یک مدل راه اندازی جهت جمع آوری بازخوردها است. اشتباهات، یادگیری را امکان پذیر می کنند و بدون آگاهی از اینکه چه چیزی مفید است و چه چیزی مفید نیست؛ ساختن یک چیز ماندگار و موثر غیرممکن است. بنابراین ،MVP نشان می دهد که واقعاً چه عواملی به خوبی کار می کنند و چه مناطقی نیاز به بهبود و توسعه دارند. پس از انتشار MVP، به لطف بازخورد کاربران واقعی، می توانید در نظر بگیرید که ویژگی «nice to have» را به محصول خود اضافه کنید.

نتیجه گیری

پورتال سازمانی شما شامل کلیه عملیات داخلی و سازوکارهای ارتباطی در شرکت یا سازمان شما می باشد. با استفاده از یک نرم افزار ERP  اختصاصی، شما یک اکوسیستم بسته را ایجاد می کنید تا از فعالیت های تجاری خود محافظت و آن را ساده سازی کنید، حسابداری یا تحویل را پیگیری کنید و عملکرد کارکنان خود را به صورت شبانه روزی کنترل کنید.

اگر می خواهید یک پورتال سازمانی را شخصی سازی کنید، قطعاً باید تیمی متشکل از متخصصان باتجربه را استخدام کنید تا بتوانند به راحتی پورتال مناسبی برای شرکت یا سازمان شما ایجاد کنند.